Recherche d’information, comment gagner du temps ( ou ne plus en perdre) ?

ScyForm Industrie, Nouvelles, Solutions

Savez-vous combien de temps vous consacrez chaque semaine à la recherche d’information ?

3-paper-stack1

 

La réponse sera probablement beaucoup trop ! Mais connaissez-vous les raisons profondes de cette réponse, et comment vous pourriez améliorer votre sort ?

Nous vous proposons de reprendre les différentes étapes de la création d’un document jusqu’à son archivage. En fait, nous pourrions parler du cycle de vie documentaire.

Le travail centré sur l’information se décline en grande majorité sur une composante documentaire. La répartition des activités relatives à l’information, et suivant les plus récentes études peuvent s’illustrer assez simplement. Commençons par dissocier la partie production de document et de l’exploitation elle-même.

Effectivement, nous sommes tous, et de plus en plus, de grands producteurs de documents en tous genres. Depuis plus d’une décennie, la façon dont les documents sont produits à changer de façon assez spectaculaire. L’apparition du travail à distance, des ordinateurs portables, des téléphones intelligents a changé quelque peu la façon dont nous produisons nos documents. Dans le cadre documentaire, l’évolution de la transmission de l’information s’est également transformée.

La multitude de façon de produire un document, de le transmettre et de l’exploiter conduit à un nombre de combinaison possible toujours croissant.

Chaque année, lExploitationes professionnels en entreprise consacrent un grand nombre d’heure à la gestion de l’information. Dissocions la partie production de document, de l’exploitation elle-même. Voici quelques chiffres, mettant en évidence les heures consacrées à la création de document et à leur exploitation.

 

Doc_Creation

Ces tableaux mettent en évidence la recherche de documents. Cette prémisse émet une hypothèse que l’information que nous recherchons se trouve dans le document ciblé. Hélas, ce n’est pas toujours le cas. Le fait de mettre la main sur un document n’inclut pas systématiquement que l’information recherchée s’y trouve. Donc, il est important de considérer que la recherche d’information peut fortement se différencier d’une simple recherche d’un document.

Autonomie des documents

Un autre point important est la relation de dépendance entre les documents. Il peut s’agir simplement de révision, ou de lien vers des annexes. Mais prenons l’exemple d’un département d’ingénierie, où toute l’information se retrouve décimée à plusieurs endroits, et provient souvent de différentes sources.

Une maquette numérique en 3D va être liée logiquement, et le plus souvent dynamiquement, à des documents tel que des dessins en 2D, des notes de calculs, des documents reliées à la fabrication comme des parcours d’outil par exemple. Tous ces documents sont inter-reliés, et très souvent marqués par une très forte dépendance les uns par rapport aux autres. Le fait de trouver un document doit permettre de retrouver rapidement et facilement non seulement les documents, mais l’intégralité de l’information. La perte de temps hebdomadaire engendrée par la non, ou mauvaise, synchronisation documentaire, a un impacte directe sur les couts fixes d’exploitation de nombreuses organisation.

Persistance du document papier

Malgré que la très grande majorité des intervenants industriels du monde occidental ait accès à un ordinateur, bon nombre de personnes continuent d’accumuler note, rapport et document en tout genre sur leur bureau. Un fait intéressant est que tous ces documents ont été produit électroniquement, et la plupart du temps imprimé par la même personne pour elle-même uniquement. Pourquoi ? Une des principale raison est un sentiment de sécurité et de confort. Le simple fait de pouvoir « toucher » et « voir » le document rassure son propriétaire. En regard de la perte de temps, dans ce contexte, peu de commentaires sont nécessaire. Retrouver un document papier, est toujours une perte temps avec la petite phrase que nous avons tous prononcée un jour, « il me semblait bien qu’il était par là » … manque de chance vous êtes le seul avoir ce sentiment, et vos collègues n’en seront jamais rien !

La collaboration

Le fait que l’aspect documentaire de nos fonctions, prennent de plus en plus d’importance, le besoin de collaboration s’accroit à la même vitesse. La collaboration documentaire s’inscrit pour des taches de partage de l’information, mais également de validation, et de signature pour approbation, et c…. Il est non seulement primordiale de générer des documents pertinent et de qualité, mais également de pouvoir les partager, et surtout de pouvoir collaborer rapidement et efficacement. Cet aspect est directement lié à la performance de nos organisations. Retrouver la bonne information est une chose, savoir la diffuser correctement pour que la cible visée soit informée, en est une autre. La diffusion via email d’un document, est probablement une des plus mauvaise approche de nos jours. Premièrement, le nombre de email échangé chaque jour est de plus en plus important, et rien ne garantit, ou presque rien, que ce document soit vu ou lu. La transmission de l’existence de ce document via un email, avec sa localisation permet une collaboration bien plus efficace et surtout bien plus pérenne. Cette approche permet d’éviter la multiplication de copie inutile (aspect de sécurité), de savoir éventuellement que ce document a été effectivement lu, et permet d’accéder à un document toujours à jour. Ici, vous pouvez penser qu’il s’agit uniquement de diffusion d’information interne à une compagnie … Les solutions infonuagiques font leur apparition, tant pour le cercle restreint d’une compagnie que pour l’entreprise étendue, et ce avec des niveaux de sécurité très élevés (voir notre blog « Avez-vous peur des nuages ? » ). Les outils pour le stockage de documents ou de série de documents dépasse le cadre de ce blog.

Direction informatique

Après avoir passé en revue, le coté utilisateur, qu’en pense les organisations IT, et quelles sont leurs principales inquiétudes. Une des première problématique des directions informatiques est la sécurité des documents. Ce problème de sécurité survient aussitôt que le document quitte les mains de son auteur. Effectivement, le trajet suivi par un document devient très vite hors de contrôle une fois qu’il a été associé à un email par exemple.

Un autre problème lié aux directions informatiques, est qu’elles sous-estiment très souvent la collaboration étendues avec les entreprises externes. Ce point est peut-être relié directement au premier …

Conclusion

Vous avez pu remarquer qu’aucune ligne de ce blog ne fait référence à des acronymes tels que SaaS, Iaas, PaaS, ERP, MRP, PLM, PDF, Cube, et c … Faire référence à une quelconque technologie, ou un concept, suppose dès le début qu’une solution unique existe pour la gestion et la collaboration documentaire. Hélas non. Chaque entreprise avec ses propres processus industriels vitaux, doit faire l’objet d’une étude personnalisée. La taille, le secteur d’activé, ses localisations géographiques sont autant de facteurs déterminant qui peuvent influencer la solution finale.

Mais si votre compagnie considère actuellement l’amélioration des processus documentaire, les nouvelles technologies et solutions reliées aux cloud, au big-data, aux mobiles, aux réseaux sociaux, devraient impérativement faire partie de vos investigations.

 

ScyFormRecherche d’information, comment gagner du temps ( ou ne plus en perdre) ?